Two-tier ERP: một tập đoàn không nhất thiết chỉ dùng một ERP
Nhiều năm nay, các chương trình chuyển đổi ERP của tập đoàn thường theo một mục tiêu: một ERP, một template, một cách làm cho mọi công ty. Mục tiêu đó có lý do: công ty mẹ nhìn được số liệu toàn tập đoàn, kiểm soát chặt hơn và giảm chi phí vận hành về lâu dài.
Nhưng một công ty con 50 người có cần gánh toàn bộ quy trình được thiết kế cho công ty mẹ hàng nghìn người không? Một công ty vừa được mua lại có nên bỏ ngay hệ thống đang chạy tốt để theo template của công ty mẹ? Giữa hai lựa chọn “ép theo template” và “để mỗi nơi tự làm”, còn có cách thứ ba: two-tier ERP.
Two-tier ERP là gì?
Two-tier ERP (ERP hai tầng) là mô hình trong đó tập đoàn dùng hai lớp hệ thống ERP có kết nối với nhau:
- Tầng 1 (Tier 1): hệ thống ERP đầy đủ ở công ty mẹ và các đơn vị lớn, nơi cần quy trình phức tạp và kiểm soát chặt.
- Tầng 2 (Tier 2): hệ thống ERP gọn hơn, thường trên cloud, cho công ty con, văn phòng bán hàng, công ty mới mua lại hoặc liên doanh. Dữ liệu quan trọng, nhất là tài chính, được đồng bộ về tầng 1.
Trong hệ sinh thái SAP, công ty con thường dùng SAP Cloud ERP (bản Public), hoặc SAP Business One nếu quy mô nhỏ.
Vì sao nhiều tập đoàn chọn two-tier ERP?
Khi công ty mẹ roll out một template chung ra nước ngoài, khoảng cách với nhu cầu địa phương thường nằm ở bốn chỗ:
- Tốc độ và thời điểm: kế hoạch của công ty mẹ không trùng với lúc công ty con cần hệ thống.
- Chi phí và ROI: chi phí triển khai và hỗ trợ một hệ thống lớn quá cao so với quy mô công ty con.
- Luật, thuế, phúc lợi lao động: mỗi nước một khác.
- Tập quán và quy trình kinh doanh: cách bán hàng, thanh toán, làm việc với nhà phân phối ở Đông Nam Á khác với công ty mẹ.
Theo một nghiên cứu thị trường ERP năm 2024, 75% dự án roll out toàn cầu theo hướng dùng một hệ thống chung cho mọi công ty (single-instance) bị chậm tiến độ nghiêm trọng, vượt ngân sách hoặc gặp sự cố khi vận hành. Hơn một nửa doanh nghiệp toàn cầu đang cân nhắc hoặc đã dùng mô hình ERP nhiều tầng để thu hẹp những khoảng cách này.
Ba thay đổi khiến two-tier ERP dễ làm hơn trước đây:
- ERP dạng SaaS trên cloud cho phép go-live công ty con trong vài tháng, chi phí thấp hơn nhiều so với một hệ thống lớn.
- Công nghệ kết nối (API) giúp đồng bộ dữ liệu tài chính giữa các hệ thống khác nhau dễ hơn.
- M&A và mở thị trường mới cần tốc độ. Khi mua lại một công ty, đưa hệ thống vào vận hành nhanh thường quan trọng hơn việc áp ngay template của công ty mẹ. Nguyên tắc là “chặt ở chỗ cần chặt, lỏng ở chỗ có thể lỏng”.
Câu hỏi thật sự: kẻ đường ranh giới ở đâu?
Chọn phần mềm cho mỗi tầng mới là một nửa câu chuyện. Câu hỏi quan trọng hơn là: phần nào bắt buộc phải giống nhau trong toàn tập đoàn, và phần nào để công ty con tự quyết thì tốt hơn?
Một cách thử đơn giản:
- Chuẩn hóa những gì tập đoàn phải so sánh, hợp nhất hoặc chịu trách nhiệm: hệ thống tài khoản, cách phân loại khách hàng và nhà cung cấp, quy tắc giao dịch nội bộ, phân quyền.
- Để địa phương quyết những gì phụ thuộc vào luật, khách hàng hoặc quy mô địa phương: chứng từ thuế, quy trình kho, báo cáo theo luật.
- Xem xét kỹ phần ở giữa. Với mỗi ngoại lệ, hỏi: nó phục vụ việc kinh doanh, hay chỉ là thói quen của người làm ra nó?
Ranh giới này không phải một đường duy nhất mà nằm trên năm khía cạnh:
| Khía cạnh | Thường chuẩn hóa ở tập đoàn | Thường để công ty con tự xử lý |
|---|---|---|
| Quy trình | Hợp nhất tài chính, giao dịch nội bộ | Quy trình kho, bán hàng theo đặc thù thị trường |
| Dữ liệu | Dữ liệu chủ dùng chung: mã sản phẩm, khách hàng và nhà cung cấp toàn cầu. Quy định rõ ai quản lý | Dữ liệu chỉ dùng ở địa phương |
| Công nghệ | Cách kết nối, tiêu chuẩn bảo mật | Ứng dụng phụ trợ dùng riêng ở địa phương |
| Tuân thủ | Chính sách và kiểm soát nội bộ của tập đoàn | Thuế, hóa đơn, báo cáo theo luật từng nước |
| Quyền quyết định | Ai được thay đổi phần chung, ai duyệt ngoại lệ | Quyết định vận hành hằng ngày |
Khía cạnh cuối là khó nhất. “Ai được quyết định” là việc của ban lãnh đạo, không phải của đội tích hợp hệ thống.
Phân tầng công ty con theo quy mô và vai trò
Không phải công ty con nào cũng cần cùng một hệ thống. Một cách phân tầng thực tế:
| Nhóm công ty con | Ví dụ | Hướng phù hợp |
|---|---|---|
| Quy mô lớn, có nhà máy sản xuất | Nhà máy chính, liên kết chặt với chuỗi cung ứng của công ty mẹ | Dùng chung hệ thống ERP với công ty mẹ |
| Quy mô vừa, chủ yếu bán hàng hoặc phân phối | Công ty bán hàng, kho phân phối | ERP gọn hơn trên cloud, kết nối dữ liệu về công ty mẹ |
| Quy mô nhỏ | Văn phòng đại diện, công ty mới thành lập | ERP gọn, triển khai nhanh, hoặc chưa cần ERP riêng |
Phần cốt lõi chung nên càng ít càng tốt: chỉ gồm dữ liệu cần cho báo cáo hợp nhất và các quy tắc quản trị bắt buộc. Những yêu cầu nằm ngoài phần lõi (luật, thuế, tập quán kinh doanh) thì xử lý ở địa phương theo mức độ quan trọng. Nên mời lãnh đạo kinh doanh của công ty con tham gia dự án ngay từ đầu.
Two-tier ERP không tự động đơn giản hơn
Thiếu quy tắc quản trị chung, mô hình hai tầng dễ sinh ra:
- Dữ liệu chủ bị trùng: cùng một khách hàng, mỗi hệ thống một mã.
- Hệ thống tài khoản khác nhau, khiến hợp nhất báo cáo mất nhiều ngày đối chiếu tay.
- Giao dịch nội bộ giữa các công ty không khớp.
- Kiểm soát nội bộ mỗi nơi một kiểu.
- Cùng một chỉ số, ví dụ “khách hàng đang hoạt động”, nhưng mỗi công ty con hiểu một khác.
Có hai kiểu thất bại ngược nhau. Kiểu thứ nhất: công ty mẹ chép nguyên độ phức tạp của mình xuống tầng 2. Công ty con dùng hệ thống khác nhưng không được tự quyết gì. Kiểu thứ hai: công ty con được tự do quá mức, tầng 2 thành một loạt hệ thống rời rạc không nói chuyện được với nhau.
Lộ trình thực tế cho công ty mới mua lại
Khi mua lại một công ty, phản xạ thường là chuyển ngay sang hệ thống của công ty mẹ, hoặc để nguyên. Cả hai đều không nên là mặc định. Quy trình sản xuất riêng có khi chính là lý do công ty đó được mua, ép vào template có thể làm mất giá trị đã bỏ tiền mua. Một lộ trình thực tế hơn:
- Giữ những quy trình đang chạy tốt.
- Thống nhất quy tắc quản trị: hệ thống tài khoản dùng cho hợp nhất, phân quyền, chính sách bảo mật.
- Kết nối dữ liệu quan trọng trước, thường là tài chính và dữ liệu chủ.
- Chuẩn hóa dần từng quy trình.
- Sau cùng mới quyết định phần nào cần chuyển sang hệ thống chung của tập đoàn.
Ranh giới giữa hai tầng cũng có thể dịch chuyển. Công ty con lớn lên, quy định thay đổi, tập đoàn muốn gom mua hàng về một mối, hay cần dữ liệu tập trung để dùng AI. Vì vậy cần ghi lại rõ ranh giới hiện tại và cách thay đổi nó mà không phải làm lại cả hệ thống.
Khi nào không nên dùng two-tier ERP?
- Công ty con là nhà máy lớn, gắn chặt với kế hoạch sản xuất và chuỗi cung ứng của công ty mẹ. Dùng chung hệ thống tầng 1 thường hiệu quả hơn.
- Tập đoàn chưa có người hoặc quy trình quản lý dữ liệu chủ và kết nối giữa hai tầng.
- Khác biệt giữa các công ty con chủ yếu là thói quen, không phải do luật, quy mô hay mô hình kinh doanh.
TDI APJ hỗ trợ như thế nào
TDI APJ là đối tác SAP và là thành viên tập đoàn TDI (Nhật Bản). Chúng tôi đã triển khai hơn 300 dự án SAP tại hơn 15 quốc gia. Chúng tôi hỗ trợ cả hai hướng:
- Roll out template SAP của công ty mẹ cho công ty con tại Việt Nam, Malaysia, Singapore và Indonesia. Chúng tôi phối hợp với công ty mẹ về tiến độ và phạm vi, đồng thời xử lý phần template chưa đáp ứng được yêu cầu địa phương.
- Triển khai ERP tầng 2 bằng SAP Cloud ERP qua SAP GROW (trước đây là GROW with SAP) kết nối với hệ thống SAP của công ty mẹ, hoặc SAP Business One cho công ty con quy mô nhỏ.
Bên cạnh đó, chúng tôi cấu hình kế toán, thuế và hóa đơn điện tử theo quy định từng nước, và đưa lãnh đạo địa phương tham gia dự án ngay từ đầu.
Đang cân nhắc nên roll out template hay dùng ERP hai tầng cho công ty con? Liên hệ đội ngũ TDI APJ.
Câu hỏi thường gặp
Two-tier ERP khác gì roll out template?
Roll out template đưa công ty con lên cùng hệ thống với công ty mẹ. Two-tier ERP cho công ty con một hệ thống riêng gọn hơn và chỉ kết nối những dữ liệu cần thiết về công ty mẹ. Nhiều tập đoàn dùng cả hai: roll out cho công ty con lớn, two-tier cho công ty con nhỏ.
Vì sao nên dùng SAP cho cả hai tầng?
Khi công ty mẹ đã dùng SAP, dùng SAP ở tầng 2 giúp kết nối dễ hơn nhờ các kịch bản tích hợp SAP đã chuẩn bị sẵn. Dữ liệu và báo cáo giữa hai tầng cũng thống nhất hơn.
Số liệu tài chính của các công ty con được hợp nhất thế nào?
Dữ liệu tài chính từ tầng 2 được đồng bộ về hệ thống của công ty mẹ để hợp nhất. Điều kiện quan trọng nhất là hệ thống tài khoản và dữ liệu chủ phải có quy tắc chung.
Có thể chuyển từ tầng 2 lên tầng 1 sau này không?
Có. Khi công ty con lớn lên hoặc cần gắn chặt hơn với công ty mẹ, ranh giới có thể dịch chuyển. Thiết kế kết nối rõ ràng từ đầu giúp việc này ít tốn kém hơn.